公司制度合同5篇
写合同其实也是为了更好的保障我们自己的权益，社会的进步使得我们接触到合同的机会越来越多了，下面是小文学范文网小编为您分享的公司制度合同5篇，感谢您的参阅。
公司制度合同篇1
一、目的
为适应社会主义市场经济的需要,规范合同管理工作,避免和减少因合同管理不当造成的损失,维护公司的合法权益,根据《中华人民共和国合同法》及国家其它有关法律、法规和《xx集团有限公司法律事务管理制度(试行)》、《xx集团有限公司法定代表人授权委托管理办法(试行)》、《xx集团有限公司合同管理办法(试行)》,结合本公司实际情况,特制定本办法。
二、适用范围
本办法适用于xx有限责任公司与其它法人、非法人组织及个人签订的、变更、解除、终止各类经济合同、协议、备忘录或其他法律性文件。
三、职责
(一)设备部负责设备、备品备件采购及运输合同的资信审查、谈判、起草和履行。
(二)基建部负责承揽合同、建设工程施工合同的资信审查、谈判、起草和履行。
(三)财务部负责借款合同的资信审查、谈判、起草和履行。
(四)技术部负责技术合同的资信审查、谈判、起草和履行。
(五)市场部负责原材料采购、产品销售及运输合同的资信审查、谈判、起草和履行。
(六)综合部是公司合同管理的综合部门,设合同综合管理员和法律事务员,负责本公司的经济、技术等合同和法定代表人授权委托书的管理,参与重大、重要合同的谈判、起草和签订,检查和监督合同专用章的管理及合同的履行情况,制定、修改合同管理方面的规章制度,指导参与办理合同登记、公证、签证工作,参与合同纠纷的调解、仲裁和诉讼,对违反合同管理制度的问题进行调查了解,并负责公司租赁合同、联营合同和承包合同的资信审查、谈判、起草和履行。
(七)法定代表人或授权代理人负责合同的签批。
(八)档案管理人员负责合同的归档保管。
四、合同管理程序
(一)根据公司生产经营实际,将合同分为重大合同、重要合同和一般合同。
1.重大合同包括但不限于月销售、采购额20xx万元以上的供销合同以及其他标的额在500万元以上的合同;对外担保合同(包括抵押、质押、保证担保合同等);财产租赁合同;联营合同;法律关系复杂的合同、涉外合同等。
2.重要合同包括但不限于:月销售、采购额500万元以上、20xx万元以下的供销合同以及其他标的额在100万元以上、500万元以下的合同。
3.一般合同包括:月销售、采购额500万元以下的供销合同以及其他标的额在100万元以下的合同。
(二)合同管理的主要内容
1.建立、健全合同管理制度。
2.保管、使用《法定代表人身份证明书》、《法定代表人授权委托书》。
3.监督合同依法、依有关规章制度签订。
4.建立合同档案,对合同进行登录、统计、保管。
5.监督检查合同的履行。
6.处理合同的纠纷。
7.在合同管理过程中,实行承办人制度和合同备案制度。
8.其它合同管理工作。
(三)合同管理实行承办人制度
1.每一项合同应当由法定代表人或职能部门确定至少一名承办人,合同承办人应当具备相应的专业知识和法律常识。
2.合同订立或履行过程中,合同承办人离开工作岗位的,由其原所在的职能部门负责人或法定代表人指定其它人继续履行承办人职责,直至合同履行完毕。
3.合同承办人不得是临时性借用或聘用人员。
4.承办人须依法律、法规以及本办法进行工作。
5.承办人应对合同自谈判起至履行完毕的全过程负责,在此期间合同若出现任何问题,承办人应及时与有关部门及法律事务人员进行协商,并以承办人为主进行解决。
(四)合同的审查与签订
1.在合同签订前,合同承办人应对合同另一方当事人的主体资格和资信进行了解和审查:
(1)主体资格合法:具有经工商管理部门年检的营业执照,其核载的内容与实际相符。
(2)合同的标的应符合当事人的.经营范围,涉及专营许可的,应具备相应的许可、等级、资质证书。
(3)由代理人代签合同的,应出具真实、有效的法定代表人身份证明书、授权委托书、代表人身份证明。
(4)具有相应的履约能力:具有支付能力或生产能力或运输能力等。必要时应要求其出具资产负债表、资金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件。
(5)具有履约信用:过去三年重合同、守信用,无违约事实,现时未涉及重大经济纠纷或经济犯罪案件。
2.合同对方当事人履约能力或资信状况有瑕疵的,不应与其签订合同;必须签订合同时,应要求其提供合法、真实、有效的担保。其中,以保证形式做出的担保,其担保人必须是具有代偿能力的独立经济实体,并应对担保人适用前款规定进行审查。
3.合同谈判与管理
(1)重大合同由合同承办人牵头,有关职能部门、财务部、综合部、集团政策法律室及公司法定代表人根据需要指定的其他部门和人员共同参与,合同承办人应在合同谈判前十天将市场调查、资信审查及谈判准备的有关材料提交参与部门和人员,由公司政策法律室出具法律意见书后将相关文件报集团政策法律室复审备案。
(2)重要合同由合同承办人牵头,有关职能部门、财务部、综合部及公司法定代表人根据需要指定的其他部门和人员共同参与,合同承办人应在合同谈判前五天将有关资料提交有关部门和人员,由公司政策法律室出具法律意见书并备案。
(3)一般合同由合同承办人牵头,有关职能部门、财务部、综合部及公司法定代表人根据需要指定的其他部门和人员共同参与,合同承办人应在合同谈判前五天将有关资料提交有关部门和人员,由公司政策法律室出具法律意见书并备案。
(4)参与合同谈判的各部门应当相互配合、相互协作,对事先达成的内部意见,应当予以保密。
(5)签订并办理完有关手续的合同,由合同承办人在二天内将合同正本一份交综合部存档备查。
4.合同的形式
(1)合同除及时清结者外,一律采用书面形式。虽属及时清结,但合同标的物有专业技术要求,清结当时难以检测产品的内在质量,或应有试用期、保质期要求的交易,也应当订立书面合同。凡国家或行业有标准或示范文本的,应当优先适用。
(2)书面合同是指采用合同书、信件和数据电文(包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件)等可以有形的表现所载内容的合同形式。
(3)当事人协商一致的修改、补充合同的文书、电报、电传、图表等是合同的组成部分。
(4)计划单、调拨单、任务单、定货单、预算单等一类文件可以作为合同的组成部分,但不能代替合同。
5.合同应当包括以下内容
(1)合同各方的法定名称、住所、法定代表人的姓名、职务、代理人姓名、职务、联系方式。
(2)签约的目的和依据。
(3)合同标的(包括名称、型号、规格等)。
(4)数量和质量(包括检测标准和方式)。
(5)价款或酬金(包括支付方式)。
(6)履行的地点、期限和方式。
(7)争议解决方法。
(8)违约责任。
(9)变更或解除合同的条件。
(10)根据法律或合同性质必须具备的其它条款以及各方当事人认为有必要约定的其它条款。
(11)合同生效的时间和条件。
(12)合同附件的名称。
(13)合同签订的日期、地点。
(14)合同当事人的开户银行及帐号。
6.合同文本应当做到:条款齐全、内容具体、权责明确、逻辑严密、表述清楚。
合同中的术语、特有词汇、重要概念等,应当设立定义条款。
合同中涉及数字、日期的,应当注明是否包含本数。
7.合同应加盖签约各方的公章或合同专用章,并由法定代表人或代理人签章。
除特殊情况外,合同文本应当正式打印或印刷制成。
法定代表人授权委托代理人签订合同时,必须签署授权委托书。
授权委托书是法定代表人授权委托代理人进行业务活动的书面凭证(格式见附件)。凡在合同上代表本公司签字者,必须有法定代表人签发的授权委托书,授权委托书原件由委托人持有,综合部和委托人所在部门分别备案一份复印件。
8.公司各职能部门不得以自己的名义对外签订合同;如因业务需要,必须要以有关职能部门的名义对外签订合同时,应由法定代表人书面授权。
9.承办人应对其提供的材料的真实性负责。
10.任何人不得以任何形式泄露合同涉及的商业、技术秘密。
11.公司在订立下列合同前,合同承办人应就商谈约定内容草拟合同文本,送交综合部和集团政策法律室,按公司章程规定,需提交股东会或董事会的,提交股东会或董事会讨论决定:
(1)利用外资合同。
(2)资产抵押、转让、出售、租赁合同。
(3)担保合同。
(4)标的较大的借款合同。
(5)企业合并、分立合同。
(6)股份制改制、资产重组、重大投资合同。
(7)具有全局影响的或数额巨大的土地使用权转让合同。
(8)其它重大合同或集团公司规定报送审查的合同。
12.为保证合同的真实性、合法性和可行性,必要时,由业务主管部门负责报工商行政管理部门鉴证或请公证处公证。
(五)合同的履行
1.合同实行先签订,后履行的原则。合同生效前,不得实际履行。合同生效后,必须全面、及时、实际履行合同。
2.合同虽已签订,如因重大误解订立或发现显示公平,严重损害公司利益的,应及时与对方协商变更或解除合同,必要时请求仲裁机关或人民法院予以变更或撤销;合同一经签订,但事后发现对方有重大欺诈行为时,应立即采取合法有效的措施,制止危害行为的发生,并及时请求仲裁机关或人民法院确认合同无效。
3.承担履约责任的业务部门,对合同对方当事人不按照合同约定履行义务的,应在法定或约定的期限内向对方当事人提出书面异议。
合同履行过程中,如收到合同对方当事人发出的履行异议,承担履约责任的业务部门也应在法定或合同约定的期限内以法定或约定的方式予以答复。
异议文件及答复文件须经合同承办人及法律事务人员审查。
4.合同承办人有证据证明对方当事人不履行或不完全履行合同,或存在其它损害本公司合法权益的情形,应及时报告法定代表人,同时通知法律事务人员,并根据具体情况行使抗辩权、代位权、及撤销权等权利,尽可能减少和避免损失,以维护公司的合法权益。
(六)合同的变更和解除
1.已签订并依法生效的合同,确需变更或解除的,由原承办部门写出书面申请报告,由综合部指导或参与按法律规定的方式及程序办理。
2.变更或解除合同的通知或答复须在法定或约定期限内作出。
3.变更或解除合同的通知和协议,应当采用书面形式。未达成书面协议或作出书面通知前,原合同仍然有效。
4.合同变更或解除应严格按照法定或约定的期限。
因不可抗力或特殊原因不能履行合同的,应当以书面形式及时通知对方当事人;对方当事人要求变更或解除合同的,应当在法定或约定的期限内书面明确回复意见,协商变更或者解除合同,并履行相应的手续。
符合法定解除合同条件的,有权通知对方当事人依法解除合同,因此遭受经济损失的,除依法可予免责外,应向责任方追偿损失。
(七)合同纠纷的处理
1.合同发生纠纷时,应先采用协商方式解决,承办人应及时将有关情况通知法律事务人员和有关业务部门,由他们共同与对方当事人协商,能达成一致意见时,应依合同签订程序签订书面协议。该书面协议作为合同的补充应予以归档保存。
2.通过协商不能达成协议时,可依合同约定选择仲裁或诉讼方式解决纠纷。承办人应与法律事务人员协商确定代理人、诉讼方案等,并向法定代表人报告。必要时请集团政策法律室参与,并将纠纷情况及处理结果书面报集团政策法律室。
3.集团政策法律室审查或参与签订的重大合同发生纠纷,承办人在纠纷发生一日内书面报公司政策法律室,公司政策法律室一日内报集团政策法律室,由集团政策法律室指导或参与处理。
4.公司与集团内各子公司、分公司之间发生合同纠纷,由承办部门及时协商解决;当协商达不到一致意见时,及时报集团政策法律室,集团政策法律室会同有关部门协商解决。未经集团政策法律室批准不得就纠纷擅自起诉、申诉仲裁或请公司以外的单位进行调解。
5.合同发生纠纷时,承办人应及时收集下列有关证据:
(1)合同文本,包括附件、变更或解除的协议、有关电报、信函、图表、视听材料等。
(2)有关的票据、票证。
(4)证人证言。
(5)其它有关材料。
(6)有关部门应尽可能为承办人收集证据的工作提供协助。
6.对方当事人逾期不履行生效协议、裁决、判决时,承办人应及时会同法律事务人员并经法定代表人同意后,向人民法院申请强制执行。
(八)合同的监督与检查
1.合同承办部门应按合同履行阶段向综合部进行书面报告。
2.综合部每季度对合同履行情况进行一次检查。
3.重大合同签订后,承办部门每季度向综合部和集团政策法律室书面报告合同履行情况。
(九)合同档案的管理
1.公司对合同建立档案,业务主管部门在合同签订完成后应及时将合同正本送交综合部,承办部门妥善保管好合同文本副本及相关资料,加强合同档案的日常管理和定期归档工作,确保其完整安全。合同执行完成后,除在日常工作中需经常查阅的合同可于隔年3月底前向公司档案室归档外,其它合同全部于次年3月底向公司档案室归档。
2.合同档案的内容
(1)合同文本及份数、各文本存置记录。
(2)承办人登记。
(3)合同附件、审查意见书及其它有关文件。
(4)合同履行情况记载。
(5)纠纷或争议的处理情况记载及有关材料。
3.各种合同档案的管理工作在正式向公司档案室移交之前由业务主管部门和综合部的专兼职档案管理人员负责,正式移交后,由公司档案室档案管理人员负责。档案室档案管理人员应指导和协助各业务主管部门档案管理人员做好合同档案管理工作。
4.各业务主管部门和综合部要建立合同管理台帐,作为执行合同管理的依据。合同管理台帐的主要内容包括:序号、合同号、签订日期、合同名称、合同对方当事人、合同类型、承办人、执行部门、合同金额、备注等。备注栏主要记载合同的变更、解除等事项。合同管理台帐应做到准确、及时。
(十)奖励与惩罚
1.对符合下列条件之一者,应给予表彰或奖励。
(1)在合同签订过程中,发现并纠正重大缺陷使公司免受重大经济损失的。
(2)在合同履行过程中,发现重大问题,积极采取补救措施避免重大经济损失的。
(3)在合同管理工作中认真负责,做出突出贡献的。
2.有下列情形之一,情节严重,造成重大经济损失或扩大经济损失的,对责任人员予以经济处罚或行政处分,构成犯罪的,由司法机关追究刑事责任。
(1)未经授权或超越授权或授权委托期满仍以委托人名义对外签订合同,事后又未经委托人追认的。
(2)代理人在签订履行合同中存在假公济私、损公肥私、谋取私利或未泄私愤而损害公司的各种行为。
(3)代理人对外签订、履行合同过程中不勤勉尽责、马虎大意致使公司遭受损失的。
(4)伪造公章或合同章,伪造法定代表人或法定代表人授权的代理人的签字对外签订合同的。
(5)公章或合同专用章保管人员未经主管领导同意,私自在合同上盖章的。
(6)合同经办人员在签订、履行合同过程中疏忽大意丢失、遗漏、毁损与合同有关的一些重要的材料,致使公司遭受损失的。
(7)发生合同纠纷后,隐瞒不报或不及时采取措施的。
(8)应当或可以追究对方当事人的违约责任而擅自放弃的。
(9)泄露合同意向、商业或技术秘密和其它有关机密的。
公司制度合同篇2
合同管理是物业管理企业管理的一项重要内容,搞好合同管理,对于公司经济活动的开展和经济利益的取得,都有积极的意义。各级管理人员及其他有关人员,都必须严格遵守、切实执行本制度。各有关部门必须互相配合,共同努力,搞好公司以'重合同、守信誉'为核心的合同管理工作。
1.目的:为规范公司合同的管理,防范与控制合同风险,有效维护公司的合法权益,根据《合同法》及其它有关法规的规定,结合公司的实际情况,制订本制度。
2.适用范围:公司对外签订的各类合同、协议、约定、等合同类文书均适用本制度。补充协议、补充约定、合同附件等原合同的补充类文书是原合同的必要组成部分,从属于原合同,同样适用本制度。
3.职责
3.1董事长负责标的3万以上合同的审批签署;
3.2公司总经理受董事长委托负责标的3万以下合同的审批签署;
3.3公司总经办负责公司各类合同的管理工作,具体职责是:
3.3.1负责在有需要情况下介入各类合同的谈判工作。
3.3.2负责制定销售、采购合同统一文本;
3.3.3负责对合同专用章、合同统一文本、法人授权委托书的发放和管理;
3.3.4负责各职能部门/项目提交的各类合同的合法性、可行性、有利性审查;
3.3.5负责合同纠纷的处理;
3.3.6负责合同的档案日常管理;
3.3.7负责本制度的监督执行。
3.4职能部门/项目负责各类相关业务的合同谈判。
4.合同的签订
4.1所有合同必须由公司签订,任何职能部门、项目、分公司等不得擅自签订合同。
4.2签订合同前须审查的资料:
4.2.1必须审查对方当事人的主体资格,如营业执照、法人机构代码证、身份证明文件等。
4.2.2资信能力、履约能力,如资产证明、信誉纪录、企业规模和状况、相关的资质证明等。
4.3合同的审批
公司签订的合同,必须经公司总经理审批。
4.3.1具体权限如下:
4.3.1.1一般情况下合同由董事长授权总经理审批。
4.3.1.2标的超过3万元的由董事长审批。
4.3.1.3标的超过公司资产1/3以上的合同由董事会审批。
4.3.2合同原则上由经办部门/项目负责人具体经办,拟订初稿后必须经相关职责部门、品质督导部、总办、总经理(董事长)审阅后按合同审批权限签署。
合同审查的要点是:
4.4.1.1合同的合法性。包括:当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力;合同内容是否符合国家法律、政策和本制度规定。
4.3.2.2合同的严密性。包括:合同应具备的条款是否齐全;当事人双方的权利、义务是否具体、明确;文字表述是否确切无误。
4.3.2.3合同的可行性。包括:当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件;预计取得的经济效益和可能承担的风险;合同非正常履行时可能受到的经济损失。
4.3.3根据法律规定或实际需要,合同还应当视情况是否呈报上级主管机关鉴证、批准,或报工商行政管理部门鉴证,或请公证处公证。
4.4不得与没有独立承担民事责任的组织签订合同,也不得签订与法人履约能力明显不相符的经济合同。
4.5公司出具授权委托书委托员工签订合同的,该员工为公司委托人。公司委托人,可以在公司授权范围内代表公司签约。公司委托人必须对本企业公司负责。若公司委托人超出委托权限签约,造成公司损失的,公司将按照有关本制度有关规定处理。
4.6签订合同必须贯彻'平等互利、协商一致、等价有偿'的原则和'价廉物美、择优签约'的原则。任何人对外签订合同,都必须以维护本公司合法权益和提高经济效益为宗旨,决不允许在签订合同时假公济私、损公肥私、谋取私利,违者依本制度有关规定严惩。
4.7合同的形式:除即时结算付清款项的合同外,一律采用书面合同,并必须采用统一合同文本。
4.8合同的内容应符合以下要求:
4.8.1当事人的情况:记载清楚合同当事人的名称(个人的要写姓名和身份证号)、地址、联系方式,合同抬头、落款、公章以及对方当事人提供的资信情况载明的当事人的名称、住所应保持一致。
4.8.2合同标的:合同标的应具有唯一性、准确性,买卖合同应详细约定规格、型号、商标、产地、等级等内容;服务合同应约定详细的服务内容及要求;对合同标的无法以文字描述的应将说明材料如图纸等作为合同的附件。
4.8.3数量:合同应采用国家标准的计量单位,约定标的物数量,无法约定确切数量的应约定数量的确定方式(如电报、传真、送货单、发票等)。
4.8.4质量:有国家标准,部门行业标准或企业标准的,应约定所采用标准的代号;化工产品等可以用指标描述的产品应约定主要指标要求(标准已涵盖的除外);凭样品支付的应约定样品的产生方式及样品存放地点。
4.8.5价款或报酬:价款或者报酬应在合同中明确,采用折扣形式的应约定合同的实际价款;价款的支付方式如转帐支票、汇票(电汇、票汇、信汇)、托收、信用证、现金等应予以明确;价款或报酬的支付期限应约定确切日期或约定在一定条件成就后多少日内支付。
4.8.6履行期限、地点和方式
履行期限应具体明确定,无法约定具体时间的,应在合同中约定履行期间的方式;
合同履行地点应力争作对本方有利的约定,如买卖合同一般约定交货地点为本公司仓库或本公司的住所地;约定具体地名的应明确至市辖区或县一级;
买卖合同在合同中应约定交付的手续,即合同履行的标志,如托运单、仓库保管员签单等。
4.8.7合同的担保
合同中对方事人要求提供担保或本方要求对方当事人提供担保的,应结合具体情况根据《担保法》的要求办理相关手续。
4.8.8合同的解释
合同文本中所有文字应具有排它性的解释,对可能引起歧义的文字和某些非法定专用词语应在合同中进行解释。
4.8.9保密条款
对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任。
4.8.10违约责任
根据《合同法》作适当约定,注意合同的公平性。
4.8.11合同纠纷解决的约定:为了方便公司控制诉讼成本,合同纠纷统一约定由公司所在地的法院、仲裁委员会处理。
4.9签订合同的工作程序:
4.9.1签订合同前,经办人员或公司指定的其他谈判人员应按照本制度4.2条对对方当事人的有关情况进行审查,并复印对方当事人所有的相关资料如法人营业执照及专业资格证书等留存。
4.9.2销售、采购合同,由主办业务人员与对方当事人商谈后拟好合同条款,附合同会签表报审批,由总经公编写合同编号并加盖合同专用章,必要时,由总经理指定责任人员对合同进行合法性审查。
4.10
.3除销售、采购合同以外的合同由总经理指定责任人员会同相关部门与对方当事人进行商谈,拟好合同条款,附合同会签表报批,审批程序按照本制度4.3规定执行,合同审批通过后再经公司签章生效。
4.10.4若合同要经过政府有关部门登记才生效的,或者法律、行政法规规定应当办理批准登记手续的合同,合同成立后由总经办依法及时办理。
4.10.5合同正式签订后,合同文本及有关材料复印件除经办人自行保管外,应当随合同及相关资料的原件和会审表交存公司总经办备案。
5.合同的履行
5.1公司及所属分公司应当按照合同约定全面履行自己的义务,并随时督促对方当事人及时履行其义务。合同的经办员工应当负责公司依约履行合同,因工作疏忽导致公司违约的,公司将按照本制度有关规定追究经办人的责任。
5.2在合同履行过程中,对本公司的履行情况应及时做好记录并经必须做好对方确认工作。
其中,履行销售合同交付货物时应由对方当事人签署一式二份的收货单,一份留存对方,一份交销售部门备查。向对方当事人交付增值税发票时应由对方当事人出具收条。
履行采购合同付款时应由对方当事人出具收款收据或收条,公司原则上只开具限制性抬头的转账支票,不允许以现金形式支付。
5.3在履行合同过程中,经办人员若发现并有确切证据证明对方当事人有下列情况之一的,应立即中止履行,同时及时书面上报总经办处理,并报总经理。
5.3.1经营状况严重恶化;
5.3.2转移财产,抽逃资金,以逃避债务;
5.3.3丧失商业信誉;
5.3.4有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形;
5.4债权债务的定期确认和发生重大变动时的确认;
5.4.1在常年合同特别是常年销售、采购合同履行过程中,经办人员应定期对帐,确认双方债权债务;
5.4.2在对方当事人发生兼(合)并、分立、改制或其他重大事项以及本公司或对方当事人的合同经办人员发生变动时,应及时对帐,确认合同效力及双方债权债务。
6.合同纠纷的处理
6.1合同双方在履行过程中发生纠纷时,应首先根据法律和公司规定,按照实事求是的原则,由经办人、有关业务部门与法律顾问,与对方当事人平等协商解决;经办人对纠纷的处理必须具体负责到底。
6.2合同双方在一定期限(一般为一个月)内无法就纠纷的处理达成一致意思或对方当事人无意协商解决的,经办人员应及时书面报告总经办和总经理,并拟定处理意见,报总经理决定。
对方当事人涉嫌合同诈骗的,应立即报告总经办和总经理。
6.3公司决定采用诉讼或仲裁处理的合同纠纷,以及对方当事人起诉的,相关部门应及时将合同的签订、履行、纠纷的产生及协商情况整理成书面材料连同有关证据报总经办。
6.4处理合同纠纷的原则:
6.4.1坚持以事实为依据、以法律为准绳,法律没规定的,以国家政策或合同条款为准。
6.4.2以双方协商解决为基本办法。纠纷发生后,应及时与对方当事人友好协商,在既维护本公司合法权益,又不侵犯对方合法权益的基础上,互谅互让,达成协议,解决纠纷。
6.4.3因对方责任引起的纠纷,应坚持原则,保障我方合法权益不受侵犯;因我方责任引起的纠纷,应尊重对方的合法权益,主动承担责任,并尽量采取补救措施,减少我方损失;因双方责任引起的纠纷,应实事求是,分清主次,合情合理解决。
6.4.4合同纠纷的提出,加上由我方与当事人协商处理纠纷的时间,应在法律规定的时效内进行,并必须考虑有申请仲裁或起诉的足够的时间。
6.5凡由总办处理的合同纠纷,所有相关职能部门及项目必须主动提供下列证据材料:
6.5.1合同的文本(包括变更、补充、解除合同的协议),以及与合同有关的附件、文书、传真、图表等;
6.5.2送货、提货、托运、验收、发票等有关凭证;
6.5.3货款的承付、托收凭证,有关财务帐目;
6.5.4产品的质量标准、封样、样品或鉴定报告;
6.5.5有关方违约的证据材料;
6.5.6其他与处理纠纷有关的材料。
6.6对双方已经签署的解决合同纠纷的协议书、上级主管机关的处理意见、仲裁书、判决书、裁定书、调解书等,在正式生效后,应复印若干份,分别送与对该纠纷处理及履行有关的部门收执,各职能部门/项目应由专人负责该文书执行的了解或履行。
6.7对于当事人在规定的期限届满时没有执行上述文书中有关规定的,承办人应及时向主管负责人汇报。
6.8对方当事人逾期不履行已经发生法律效力的调解书、仲裁决定书或判决书的,可向人民法院申请执行。申请执行统一由总经办处理。在向人民法院提交申请执行书之前,有关部门应认真检查对方的执行情况,防止差错,并把有关情况及时报告总经办。执行中若达成和解协议的,应制作协议书并按协议书规定办理。
6.9合同纠纷处理或执行完毕的,应及时通知有关职能部门/项目,并将有关资料汇总归档以备考。
7.合同的变更、解除
7.1公司的合同变更、解除,按照合同签订程序报原审批人员批准。法律、行政法规规定变更合同应当办理批准登记等手续的,应依法及时办理。
7.2变更、解除合同的协议在未达成或未批准之前,原合同仍有效,仍应履行,经双方一致同意停止履行的除外。
7.3合同的变更、解除的有关规定:
7.3.1在合同履行期间由于客观原因需要变更或者解除合同的,须经双方协商,重新达成书面协议,新协议未达成前,原合同仍然有效,必须继续履行。公司收到对方当事人要求解除或变更的通知书后,应当在规定的期限内作出书面答复。
7.3.2存在下列情形之一的,公司可以单方解除合同,经办人应当及时向公司合同的审批程序原审批人员报告情况。
7.3.2.1因不可抗力致使不能履行合同的;
7.3.2.2在履行期限届满之前,对方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务;
7.3.2.3对方迟延履行主要债务,经催告后在合理期限内仍未履行;
7.3.2.4对方迟延履行债务或其他违约行为致使不能实现合同目的;
7.3.2.5法律规定的其他情形。
7.4变更或解除合同的,应当采用书面形式(包括书信、电报)。
8.合同档案的日常管理
8.1本公司实行二级合同管理,公司总经理办公室全面负责公司的合同原件管理,相关职能部门/项目留存合同的复印件。总经理办公室会同有关职能部门/项目认真做好合同管理的基础工作。具体如下:
8.1.2.1建立合同档案;
8.1.2.2建立合同管理台帐;
8.1.2.3填写'合同情况月报表'。
8.2公司的公章专人管理,公司的空白合同、授权委托书也由专人管理,公司所有合同、授权委托书均由总办统一登记编号、经办人签名,并记录领取情况,业务人员不得随身携带合同专用章或已盖章的空白授权委托书、空白合同出外,特殊情况由总经理批准的除外。
合同专用章、盖章的空白合同、授
权委托书、已签订的合同有遗失的,应及时向当地公安机关报案,并登报声明。
8.3合同有关的送货回单,增值税发票收据以及业务往来传真、信函、对帐单等资料,职能部门/项目应自行保管好;重要资料应将原件交总经办随合同保管。
8.4合同经办人员与本公司终止劳动关系前应把有关材料及空白合同、名片、委托书移交完毕,经总经办和有关部门确认后方可办理有关手续。
合同经办人员与本公司终止劳动关系或因其他原因发生变更的,总经办应在情况发生当日二周内书面告知各有关单位。
9.考核与奖惩
9.1公司、所属各项目全体职员应当严格遵守本制度,有效订立、履行合同,切实维护公司的整体利益。总经办负责本制度执行情况的监督考核。
9.2对在合同签订、::履行过程中发现重大问题,积极采取补救措施,使本公司避免重大经济损失以及在经济纠纷处理过程中,避免或挽回重大经济损失的,予以奖励。
9.3合同经办人员出现下列情况之一,给公司造成损失的,公司将依法向责任人员追偿损失:
9.3.1未经授权批准或超越职权签订合同;
9.3.2擅自为他人提供合同专用章或盖章的空白合同,授权委托书;
9.3.3应当签订书面合同而未签订书面合同;
9.3.4工作疏忽导致公司违约造成损失的。
9.4合同经办人员出现下列情况之一,给公司造成损失的,公司酌情向有关人员追偿损失:
9.4.1因工作过失致使公司被诈骗;
9.4.2公司履行合同未经对方当事人确认;
9.4.3遗失重要证据;
9.4.4发生纠纷后隐瞒不报或私自了结或报告避重就轻,事发后没有立即报告公司的按隐瞒不报处理;
9.4.5合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书遗失未及时报案和报告;
9.4.6其他违反公司相关制度的。
9.5公司职员在签订、履行合同过程中触犯刑法,构成犯罪的,将依法移交司法机关处理。
9.6以上未明晰奖罚的行为均通过年度绩效考核体现。
10、附则
10.1本制度由广州xx物业管理有限公司总经办负责解释。
10.2本制度由总经理批准后生效,自颁布之日起执行
公司制度合同篇3
随着公司的日益壮大,时常经济的不断发展,各种经济法规的不断健全和完善,加强公司各种合同管理,严格合同签定审批程序,对公司经济发展具有十分重大的意义。根据国家合同管理法规,结合本公司实际,特制定本制度。
一、合同的分类
1、根据不同部门所产生的不同合同进行严格分类管理
人事行政部:人事、行政合同
广告公司:广告代理、广告刊发合同
商场部:场地租赁、外墙租赁等一切租赁合同以及装修合同。
拓展部:合作协议、联营合同、产品代理协议、自营合同
信息部:服务器代管合同
财务部:一切经济合同
2、各部门根据自己所管理的合同派专人管理并严格分类归档,建立合同专门档案。
二、合同的管理
1、本公司任何合同或协议的签定,必须严格按规范化合同要求和程序进行,杜绝违法、违规、无效或有损公司利益的合同产生。
2、数额较大或对公司较为重要的合同,必须由总经理或其授权委托人审定签字。其他合同数额较小或一般性的合同,可由相关部门审定,主管领导审定签字生效。
3、凡由本公司起草的非正式合同文本的合同稿,初稿均应交公司行政办校审并文字整理,再呈交总经理或其委托人审定签字(一般协议由部门主管领导审定签字)。
4、各类合同签定后,除本部门保存一份外,同时应交一份至行政办存档备查(通常要求为原件且最清晰)交一份至公司财务总部监督执行。
5、对未履约或未及时履约的合同,行政办、财务总部应提醒合同执行部门,确保合同的顺利执行。
6、当发生合同纠纷时,合同执行部门应同对方作好协商解决工作。若协商不能达成一致意见,应及时报行政办统一解决。协商解决意见应书面报行政办,由行政办呈总经理批准后方可执行。
7、凡不按本管理制度或越权签定合同致公司利益受损者,由责任人承担损失赔偿责任并按公司《员工守则》予以处罚。
公司制度合同篇4
第一章 总则
第一条 为加强××房地产开发有限公司的合同管理，规范经营行为、降低风险，维护公司的合法权益，根据《民法通则》、《中华人民共和国合同法》等有关法律法规规定，结合本公司实际情况，制定本制度。
第二条 本制度所称的合同是指公司所属各部门公司名义与公司外各类法人、自然人、其他各类经济组织所进行的各类经济活动和非经济活动所签订的各种合同、协议、章程等。本制度不包括职工与公司签订的劳动合同。
第三条 合同管理是指合同的预案审查、合同的执行、合同的监督、合同的管理。包括从资信调查、合同签订、履行、变更与解除、纠纷处理、合同终结归档等全过程的管理。
第四条 公司合同管理实行"统一管理、分级负责、授权签订"的原则，实行合同承办部门负责制。贯彻以预防为主的原则，维护公司的合法权益。
第二章 合同管理部门
第五条 公司办公室为合同事务主管部门，设立法律事务专员负责公司合同的具体管理工作。
第六条 办公室合同管理职能：
1、 负责监督指导公司格式条款合同以及部分非格式条款合同的起草制定，对部分重大及重要合同的条款内容进行审核，避免出现法律漏洞。
2、 组织、协调合同审查及会签程序。
3、 对涉及公司的合同订立、变更、执行、终止等行为进行监督。
4、 负责处理公司与外部的重大合同纠纷。
5、 负责公司合同及其纠纷处理资料的汇总归档、分类保存、调阅登记等日常合同档案管理工作。
第七条 法律事务专员在合同管理方面的主要职责是：
1、 熟练掌握并宣传经济合同法律法规及其他法规。
2、 协助进行重大合同的可行性分析，并提出书面分析报告。参加公司重大合同的谈判及文件起草工作;
3、 对公司各类合同的签订及履行情况进行监督、检查;
4、 参与合同纠纷的处理;
5、 负责合同纠纷引起的法律诉讼的处理;
6、 对公司签订的各类合同统一登记、编号并分类保管，并造册记录已签订合同的`履行情况;对已履行的合同装订成册，分别整理归档;
7、 及时向公司领导如实汇报合同管理、签订、履行中的问题，遇有紧急情况时应采取措施防止问题扩大。
第八条 合同承办部门的主要职责：
1、 根据授权依法组织合同的签订、变更、解除等事宜;
2、 负责初审合同承办人草拟的合同的可行性、对方经营范围、资信及履约能力;
3、 依法履行合同，及时向司法办通报履行中发生的重大问题及解决方案;
4、 参加对合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼;
5、 负责本部门合同文本管理及归档移交工作。
第九条 合同承办人的主要职责：
1、 根据授权办理签订、变更、解除合同事宜;
2、 草拟合同，提供草拟合同的可行性论证及对方经营范围、资信情况及履约能力的调查材料，并对其真实性和合法性负责;
3、 按合同签订的权限，提前向合同承办部门提交合同草本及前款规定的材料，提请有关部门审查;
4、 认真履行已生效的合同，随时检查合同履行情况;
5、 及时向主管领导及办公室汇报在履行中发生的问题，并按时将合同有关文件交合同管理员归档;
6、 依法参加合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼。
第十条 合同管理员的主要职责：
1、 贯彻实施合同管理办法;
2、 协助合同承办人依法签订或变更合同，必要时参与本部门重大合同谈判与签订;
3、 协助合同承办人草拟合同并对合同进行初审，保证合同的完整性、合法性、可行性，防止不完善或不合法的合同出现;
4、 检查合同履行情况，协助合同承办人解决合同履行中出现的问题;
5、 对签订、履行合同中出现的重大问题，及时向司法办和部门领导报告;
6、 参加处理本部门合同纠纷;
7、 负责编制合同付款、收款计划，征得部门领导同意后报财务部备案。
8、 负责合同台账、档案的建立及合同文本(包括协议书、有关文件、信函、图表)的管理;
9、 每季度向司法办汇报合同管理工作，送交合同登记总台账及合同管理情况统计表。
第三章 授权
第十一条下列人员有权代表公司签订经济合同：
1、 公司法定代表人;
2、 公司法定代表人书面授权的法人委托人。
第十二条各法人委托人的具体代理权限由法定代表人在签发《法人委托书》时注明。法人委托人必须严格按授权范围行使签约权，禁止超越代理权限对外签约。
第十三条法人委托人的主要职责
1、 在授权范围内负责谈判、签订合同，既不能违章越权，也不能消极推诿;
2、 对所签订合同的合法性、完整性和可行性负责;
3、 对须报请上级领导审批的合同，办理申报手续，提出本人意见并对本人意见负责;
4、 对所签订合同的履行负责，履行中发现问题应立即上报，同时积极想办法解决;对发生的合同纠纷负责处理或协助有关部门处理;
5、 负责保管好本人所签合同的一切资料，合同履行完毕后应立即将资料上交归档。
第十四条任何部门及工作人员未经法定代表人授权委托，不得以公司名义对外签订合同或改变合同内容，不得变更、解除合同及放弃合同规定的权利。
第十五条公司内部的职能机构不得以自己的名义对外签订合同。
第十六条授权委托分为期间授权委托和单位时间授权委托。
第十七条单位时间授权委托仅在单位时间内授权委托有效。
第十八条 被授权的部门行政负责人原则上不再向其他有关人员办理继续授权委托，如情况必需，办理之前须征得授权人的书面同意。
第十九条 期间授权委托制，即一事一委托，期间可以为合同签订全过程也可以为合同签订的某一阶段。具体程序为：经办部门负责人提出书面申请，附合同拟稿和可行性报告及其它材料送办公室审查，经总经理批准和授权后，对外签立合同。
第四章 合同审批权限
第二十条 公司董事长或其授权人各项合同签订的最终审批人。合同标的在100万元以下的，授权总经理审批。
第二十一条 合同主办部门或提报部门提请合同时，必须在办公室的组织和监督下，获得相应的审批同意，并将相应的审批意见连同所要提请的合同一起并入合同签订审批流程。
第五章 合同审查
第二十二条 合同应由承办部门、相关职能部门及公司领导进行审查。
第二十三条 合同审查的具体程序为：
1、 首先由合同承办部门的合同承办人和合同管理员对所提报合同以及与合同相关的所有事宜进行自查和初审，并在此基础上完成合同草稿和必要的情况说明书;
2、 然后将合同文件移交办公室，由办公室和合同承办部门会同相关职能部门(如财务部)逐条审查合同条款及其他相关事项。
3、 最后由办公室将合同文件提交公司工程建设分管副总、财务分管副总、总经理逐级审批。
第二十四条 需重点审查的内容包括：
1、 对方主体资格：具有经年检合格的企业法人营业执照或非法人营业执照，其核载的内容必须与实际相符。
2、 经营范围：合同标的应符合对方经营范围，涉及专营许可的，应具有相应的许可、等级、资质证书;
3、 代理权限：由代理人代签合同的，应出具真实有效的法定代表人(负责人)身份证明、授权委托书、代理人身份证明;
4、 履约能力：具有支付、生产、技术能力。必要时应要求出具资产负债表、资金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件。需提供担保的合同，应查明担保人的担保资格和担保能力;
5、 履约信用：重合同、守信用，无违约事实，现时未涉及重大经济纠纷或重大犯罪案件。
6、 合同内容
(1) 合同内容是否符合国家法律、政策和本《制度》中相关规定;
(2) 合同应具备的条款是否齐全、合理、严密;
(3) 双方当事人的意思表达是否真实、一致，双方的权利、义务是否明确、平等;
(4) 合同条款中有无潜在对公司不利或可能损害公司利益的条款;
(5) 是否存在无效条款。
(6) 签约双方的用章是否为合同专用章。
7、 合同文字
(1) 合同用语是否规范;
(2) 文字表达是否确切无误。
8、 合同的经济效益
(1) 预计取得的经济效益和可能承担的风险;
(2) 合同非正常履行时可能受到的经济损失。
第二十五条 在合同审查时，根据公司的实际，应注意的事项：
1、 对于标的额较大的涉外合同、货物交付或工程竣工之日起一年后才能付清款项的合同。
2、 销售、加工承揽、工程承揽合同中质保期的约定应不超过一年，质保金的约定原则不超过合同总标的额的5%,且必须在质保期满之日一次性付清，以上内容国家、行业有规定的依规定。
3、 销售、加工承揽合同中付款期限的约定一般应为付款提货、货到付款，按比例付款时所有款项的付清期限最长不能超过自货到之日起三个月。
4、 工程承揽合同中付款方式的约定一般应为按工程进度付款，且付款时间和付款数量的约定必须明确，所有工程款的付清期限最长不能超过自工程竣工之日起三个月。
5、 为了有利于可能由于合同履行而引起的法律诉讼，应在合同条款中作如下规定：
(1) 我方为需方时必须约定我方所在地人民法院管辖;
(2) 我方为供方，在尽力争取我方所在地人民法院管辖成为不可能时，可约定“发生纠纷应协商解决，协商不成，任何一方均可向起诉方住所地人民法院提起诉讼”;
(3) 我方为供方，如约定需方到供方所在地提货时，我方为合同履行地，在争取我方所在地人民法院管辖成为不可能时，可约定“发生纠纷应协商解决，协商不成，依法律规定通过诉讼方式解决”;
(4) 在合同签订时，估计我方违约的可能性大，且又争取我方所在地人民法院管辖成为不可能时，可约定“依法律规定，通过诉讼方式解决”。
第二十六条 审查时如对对方当事人履行能力及资信情况存在疑义时，应要求其提供相应担保并要求在合同中注明。
第二十七条 办公室和财务部必须在合同文本送达三日之内出具审核意见书，不得拖延，在审核或审查过程中，发现重大错误、遗漏或不妥时，提出修改意见书，并与合同对方当事人取得联系，直到修改意见达到统一为止。
第二十八条 负责审查合同的部门和员工，因工作失职或循私舞弊而疏忽、放任审查，致使不该签订的合同得到签订而造成经济损失的，应按后果及其责任的大小，承担相应的行政责任、经济赔偿责任直至法律责任。
第二十九条 审查完毕后，负责审查人员应出具审查意见书，审查意见书应附有审查人员签名。
第六章 合同的签订
第三十条 签订合同必须内容合法、具体、条款齐全、责权明确，用语确切，手续完备，程序合法。
第三十一条 合同承办人签订合同，必须先办理授权委托书，明确授权范围和权限。未经授权委托或超出授权范围签订的合同为无效合同，由承办人承担责任。法人授权委托书由办公室负责办理。
第三十二条 合同承办人凡签订不能即时清结的合同，都必须采取书面形式;凡标的额在10万元以上虽能即时结清的重大合同，也必须采取书面形式。当事人协商一致同意的有关修改合同的文书、电子邮件、图表等均是合同的有效组成部分。
第三十三条 凡国家或行业有示范文本的，应当优先使用，但在选用时，对涉及权利义务关系的条款经办人和办公室要重点审查，必要时可以进行修改。无范本的合同采用公司办公室提供的示范文本。合同承办人不能自拟合同文本。
第三十四条 公司合同的签订审批的常规流程如下：
1、 合同承办部门确定的合同承办人会同本部门的合同管理员负责起草合同(草案)并填写“合同审批表”;
2、 合同承办部门负责人负责对合同的业务内容进行审查，并签署意见;
3、 办公室负责对合同的法律条款进行审查，并签署意见;
4、 财务部负责对合同的财务条款进行审查，并签署意见;
5、 如该合同牵扯其他业务部门，由办公室分送该业务部门经理进行审查，并签署意见;
6、 分管副总对合同进行审查，并签署意见;
7、 在完成以上审查修改后，由办公室将合同报送公司总经理审批;
8、 合同标的在100万元以上的，须经董事长审批。
9、 办公室在相关负责人或授权代表在“合同签约审批表”上签字批准后，加盖公司合同专用章。
第三十五条 合同生效后，各有关部门应妥善保存合同履行过程中的各种凭证，包括结算单、结算证明、支付凭证、银行进账单、收料单、入库单、过磅单、发票等。
第七章 合同的履行
第三十六条 合同依法成立后，即具有法律约束力。一切与合同有关的部门和人员，应严格履行合同规定的义务，确保合同履行。
第三十七条 合同执行部门负责人应随时了解、掌握本单位的合同执行情况，并督促本部门合同管理员按月统计合同执行情况。
第三十八条 合同执行部门应同时负责记录和监督对方合同单位的履约情况，保留好有关的单据、信函等文字资料;并由合同管理员按月填写“对方合同执行情况监控说明”，其中必须列明和验证对方各项履约行为和承诺(如质量、进度等)，以此作为付款的基本依据。每月的“对方合同执行情况监控说明”必须由合同执行部门经理审核签字，分别报办公室、财务部备案。
第三十九条 合同结算条款规定对方有付款义务的，合同执行部门应按付款条款中的规定及时向对方收取，由财务部统一出具发票。
第四十条 合同结算条款规定本公司有付款义务的：
1、执行合同的各部门应依照财务部门有关规定和合同具体约定，在合同签订以后向财务部报送项目整体用款计划备案。
2、执行合同的各部门应填写《合同资金支付申请表》，本表一式三份，由办公室、财务部、执行部门分别留存。
3、款项拨付的基本依据是由合同执行部门提交的“对方合同执行情况监控说明”，款项拨付必须在分管副总、财务分管副总及总经理逐级审批同意后方可进行。具体程序参见相关的财务管理办法。
4、如果合同履行中出现违约责任中所规定的行为，业务部门应及时以书面形式反馈给办公室，并书面报送分管副总及总经理。总经理应按合同规定进行违约处罚，并通知财务部在结算时执行。
第四十一条 合同履行过程中出现的问题，业务部门应及时督促解决。如无法履约，应向分管副总和总经理汇报。
第四十二条 合同履行过程中如发现对方当事人履约能力及资信程度下降应及时通知办公室并向分管副总和总经理上报，及时向对方出具不安抗辩书，维护公司合法权益。
第八章 合同的变更与废除
第四十三条 合同一经签订即依法成立，任何人不得擅自变更或解除。但合同在履行过程中，如遇到法律规定或合同约定允许变更、解除合同的条件时，可以变更或解除合同。
第四十四条 合同的变更或解除必须符合《经济合同法》的规定，并应在法律规定或合理期限内由合同的当事方共同商议。
第四十五条 变更、解除合同的审批权限和程序与原合同订立的审批权限和程序相同。
第四十六条 合同承办人在收到对方要求变更或解除合同的正式文件、电子邮件、电话后，必须及时请示领导，立即处理，紧急事宜不得超过一天，一般事宜不得超过三天，并在有效期限内正式答复对方。超过期限再作答复，造成严重后果的，承办人应承担相应的责任。涉及经济纠纷的复电、复文，须经合同管理机构审阅后方能发出。
第四十七条 变更解除合同必须采取书面形式(包括双方的信函、文件、传真等)，由双方签订确认书。
第四十八条 合同的变更、解除应注意以下事项：
1、 主体变更应征得合同各方同意;
2、 有担保条款的合同变更，应征得原担保单位的同意并在变更协议上加盖担保单位的印章;
3、 经上级主管机关批准的合同或协议变更、解除，应报原批准机关批准;
4、 经公证、鉴证的合同，所达成的变更、解除协议，应报原公证、鉴证机关备案;
5、 联营、承包经营、租赁经营、涉外等合同的变更或解除，法律有特别规定的，应依特别规定办理;
第四十九条 变更、解除合同的协议在尚未达成或批准以前，原合同继续有效，仍应履行。
第五十条 如因变更(解除)合同可能使当事人受到损失，双方应在变更(解除)合同的协议中明确规定各自应承担的责任。
第九章 合同纠纷的处理与诉讼管理
第五十一条 提请合同纠纷的程序：
1、 已经签订的合同在履行过程中产生纠纷的，合同履行部门应根据合同中有关纠纷处理的条款与合同订立方协商进行解决。
2、 协商不成时，必须在一个工作日向办公室汇报，并在三个工作日内提供有关资料，任何部门或个人不得延误诉讼时效或擅自放弃实体权利，更不得隐瞒实情。
3、 办公室应在接到报告三个工作日内提出处理意见。根据合同纠纷的不同情况，向公司有关领导汇报。经协商无法解决的纠纷，经总经理批准后，可向仲裁委员会申请仲裁或直接向人民法院起诉。
4、 如纠纷需进入法律诉讼程序解决，应按《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国民事诉讼法》等有关法律、法规和本办法处理。
第五十二条 集团公司各单位与对方当事人协商处理纠纷的时间，应在法律规定的时效内进行，并考虑留有申请仲裁或起诉的足够时间。
第五十三条 发生合同纠纷时，承办人除应将纠纷情况及时报告部门负责人和办公室以外，还应同时应迅速收集下列有关证据：
1、 合同文本，包括附件、变更或解除协议、信函、图表、视听资料、广告、授权委托书、介绍信及其他有关资料等;
2、 开工、验收、提货、发票等有关单位票据;
3、 货款的承付、托收凭证、有关的财务账目;
4、 产品的技术规范、质量标准;
5、 证人证言;
6、 其它与处理纠纷有关的材料。
第五十四条 处理合同纠纷，应特别注意以下问题：
1、 在证据可能丢失或以后难以取得的情况下，及时采取证据保全措施;
2、 发现对方当事人或利害关系人有可能隐匿、转移财产将使我方权利难以实现时，适时依法申请采取财产保全措施;
3、 对于债权债务关系明确、合法且双方对债务无异议的，依法及时向人民法院申请支付令或提起诉讼;
4、 做好每起合同纠纷实况记录、存案备查;
5、 凡属我方责任的合同纠纷，应逐笔查明原因，分清责任，要求责任人员承担责任，并责成其提出补救措施。
第五十五条 合同纠纷经协商达成一致处理意见的，应订立书面的协议，双方代表签字并加盖单位公章。
第五十六条 双方已签署解决纠纷的协议书、仲裁机关的调解书、仲裁决定书及法院的裁定书、调解书、判决书，在正式生效后，应复印若干份，交给有关部门收执、备案或存档。
第五十七条 合同纠纷处理完毕，应及时将有关材料汇总、归档、以备考查。
第十章 合同的登记、备案与归档
第五十八条 合同文本必须至少一式四份，其中二份交对方签约人，其余原件必须在合同签订之后三个工作日内报送办公室和财务部。合同签订部门、合同履行部门因工作需要使用原件时，向办公室办理暂借手续。
第五十九条 合同的档案管理是合同管理的基础工作，办公室应根据实际情况建立合同台帐、报表，并按时填报。
第六十条 办公室应对公司内所有合同文本以及与合同相关的往返法律文件进行汇总，并编号登记，制作月度合同签订情况一览表，反映公司合同的签订以及由合同引起的诉讼情况。
第六十一条 合同签订部门的合同管理员对已生效的合同应当编号登记，分类归档，并建立合同台帐。合同的统计报表实行季报制，各部门于每季度第一个月前三个工作日内填报上季度报表报送办公室。办公室应于每季度的前十个工作日内汇总，报公司主管领导。
第六十二条 合同签订后三个工作日内，合同承办部门的合同管理员应将合同档案原件整理装订送交办公室存档。合同档案的范围包括：信誉调查报告、意向接触报告、合同文本草稿、合同签订审批表及审批修改意见、法人授权委托书、对方资质证明文件、各种审批管理表格、合同谈判记录、合同正本及附件、合同签订、变更、解除过程中的信函、电报、电话记录、传真资料、票据凭证以及其他有关资料、文件。
第六十三条 合同履行完毕后，合同承办部门的合同管理员应于五个工作日内将合同文本及合同执行期间所有的往来信件、变更协议、收(付)款记录、请示报告等有关资料交一并归档，丢失的必须查清原因。
第十一章附则
第六十四条 本制度由办公室制定并负责解释。
第六十五条 办公室应根据不同的发展阶段的管理要求对本制度进行修订、补充和完善，确保合同管理制度能够起到切实有效的作用。
公司制度合同篇5
1.公司采购合同的内容
公司采购合同的条款构成了采购合同的内容，应当在力求具体明确，便于执行，避免不必要纠纷的前提下，具备以下主要条款：
(l)商品的.品种、规格和数量
商品的品种应具体，避免使用综合品名;商品的规格应具体规定颜色、式样、尺码和牌号等;商品的数量多少应按国家统一的计量单位标出。必要时，可附上商品品种、规格、数量明细表。
(2)商品的质量和包装
合同中应规定商品所应符合的质量标准，注明是国家或部颁标准;无国家和部颁标准的应由双方协商凭样订(交)货;对于副、次品应规定出一定的比例，并注明其标准;对实行保换、保修、保退办法的商品，应写明具体条款;对商品包装的办法，使用的包装材料，包装式样、规格、体积、重量、标志及包装物的处理等，均应有详细规定。
(3)商品的价格和结算方式
合同中对商品的价格要作具体的规定，规定作价的办法和变价处理等，以及规定对副品、次品的扣价办法;规定结算方式和结算程序。
(4)交货期限、地点和发送方式
交(提)货期限(日期)要按照有关规定，并考虑双方的实际情况、商品特点和交通运输条件等确定。同时，应明确商品的发送方式是送货、代运，还是自提。
(5)商品验收办法
合同中要具体规定在数量上验收和在质量上验收商品的办法、期限和地点。
(6)违约责任
签约一方不履行合同，必将影响另一方经济活动的进行，因此违约方应负物质责任，赔偿对方遭受的损失。在签订合同时，应明确规定，供应者有以下三种情况时应付违约金或赔偿金：
①不按合同规定的商品数量、品种、规格供应商品;
②不按合同中规定的商品质量标准交货;
③逾期发送商品。
购买者有逾期结算货款或提货，临时更改到货地点等，应付违约金或赔偿金。
(7)合同的变更和解除条件
合同中应规定，在什么情况下可变更或解除合同，什么情况下不可变更或解除合同，通过什么手续来变更或解除合同等。
此外，采购合同应视实际情况，增加若干具体的补充规定，使签订的合同更切实际，行之有效。
2.采购合同的签订
(l)签订采购合同的原则
①合同的当事人必须具备法人资格。这里所指的法人，是有一定的组织机构和独立支配财产，能够独立从事商品流通活动或其他经济活动，享有权利和承担义务，依照法定程序成立的企业。
②合同必须合法。也就是必须遵照国家的法律、法令、方针和政策签订合同，其内容和手续应符合有关合同管理的具体条例和实施细则的规定。
③签订合同必须坚持平等互利、充分协商的原则。
④签订合同必须坚持等价、有偿的原则。
⑤当事人应当以自己的名义签订经济合同。委托别人代签，必须要有委托证明。
⑥采购合同应当采用书面形式。
(2)签订采购合同的程序
签订合同的程序是指合同当事人对合同的内容进行协商，取得一致意见，并签署书面协议的过程。一般有以下五个步骤：
①订约提议。
订约提议是指当事人一方向对方提出的订立合同的要求或建议，也称要约。订约提议应提出订立合同所必须具备的主要条款和希望对方答复的期限等，以供对方考虑是否订立合同。提议人在答复期限内不得拒绝承诺，即提议人在答复期限内受自己提议的约束。
②接受提议。
接受提议是指提议被对方接受，双方对合同的主要内容表示同意，经过双方签署书面契约，合同即可成立，也叫承诺。承诺不能附带任何条件，如果附带其他条件，应认为是拒绝要约，而提出新的要约。新的要约提出后，原要约人变成接受新的要约的人，而原承诺人成了新的要约人。实践中签订合同的双方当事人，就合同的内容反复协商的过程，就是要约―新的要约一再要约―直到承诺的过程。
③填写合同文本。
④履行签约手续。
⑤报请签证机关签证，或报请公证机关公证。
有的经济合同，法律规定还应获得主管部门的批准或工商行政管理部门的签证。对没有法律规定必须签证的合同，双方可以协商决定是否签证或公证。
3.公司采购合同的管理
采购合同的管理应当做好以下几方面的工作：
(l)加强对公司采购合同签订的管理
加强对采购合同签订的管理，一是要对签订合同的准备工作加强管理，在签订合同之前，应当认真研究市场需要和货源情况，掌握企业的经营情况、库存情况和合同对方单位的情况，依据企业的购销任务收集各方面的信息，为签订合同、确定合同条款提供信息依据。另一方面是要对签订合同过程加强管理，在签订合同时，要按照有关的合同法规规定的要求，严格审查，使签订的合同合理合法。
(2)建立合同管理机构和管理制度，以保证合同的履行企业应当设置专门机构或专职人员，建立合同登记、汇报检查制度，以统一保管合同、统一监督和检查合同的执行情况，及时发现问题，采取措施，处理违约，提出索赔，解决纠纷，保证合同的履行。同时，可以加强与合同对方的联系，密切双方的协作，以利于合同的实现。
(3)处理好合同纠纷
当企业的经济合同发生纠纷时，双方当事人可协商解决。协商不成时，企业可以向国家工商行政管理部门申请调解或仲裁，也可以直接向法院起诉。
(4)信守合同，树立企业良好形象
合同的履行情况好坏，不仅关系到企业经营活动的顺利进行，而且也关系到企业的声誉和形象。因此，加强合同管理，有利于树立良好的企业形象。
